Eén van de grootste valkuilen voor projecten wordt veroorzaakt door de projectcommunicatie. Veel communicatie heeft het karakter van propaganda. Daarmee creëren projecten hun eigen weerstand. Wat weer leidt tot …intensivering van de communicatie. Want de weerstand moet worden geslecht. Gangbare communicatieplannen bereiken het tegengestelde. Deze valkuil is eenvoudig te vermijden.
Vanochtend hoorde ik op de radio dat 2011 volgens verschillende trendwatchers het jaar van de ‘hedendaagse wederopbouw’ gaat worden. Dat is mooi. Bouwen is een activiteit die zich goed leent voor een projectmatige aanpak. Wederopbouw klinkt weliswaar als ‘het opbouwen van hetgeen was’, maar meestal wordt hiermee bedoeld ‘nog mooier, fraaier en handiger’ dan in het verleden. Dit geldt zeker voor projecten die ontstaan in het publieke domein. We gaan blijkbaar een periode van wederopbouwprojecten tegemoet. Een aantrekkelijk vooruitzicht, doch de communicatievalkuil ligt op de loer. Als er voorstanders zijn van de bouw, dan zijn er immers ook tegenstanders. Denk maar aan het Nationaal Historisch Museum (zie Elsevier, nummer 51, 2010 voor een illustratieve beschrijving van talrijke communicatiedrama’s). Plots waren er nog meer tegen- dan voorstanders. Daar helpt geen communicatie tegen en ook geen ego.
Projectcommunicatie als oplossing?
Communicatie is een essentieel onderdeel van projecten. Het gilde der communicatieadviseurs is de afgelopen jaren – tegen de economische stroom in – stevig gegroeid. Naarmate informatie via social media en andere platforms meer en sneller beschikbaar komt, neemt de behoefte aan beïnvloeding blijkbaar navenant toe. Hoe werkt dit? Nadat het besluit is gevallen om een bepaald project te starten, wordt een omgevingsanalyse gemaakt. Deze analyse is vervolgens de basis voor het communicatieplan. Dit plan is meestal een verkoopplan: het besluit voor het project is al genomen, de leiding van de organisatie (het bestuur of het management) heeft zich eraan verbonden. Tempo is geboden, dus alle betrokkenen moeten meewerken. Weerstand is funest voor de wederopbouw. Projectcommunicatie overbelicht daarom in deze setting altijd de voordelen van het project. Soms bewust (propaganda), vaak tenminste gedeeltelijk onbewust. Welk project leidt niet aan een tunnelvisie? In onze hedendaagse netwerksamenleving creëert het project aldus zijn eigen weerstand. Wederom: kijk nog eens naar de teloorgang van het Nationaal Historisch Museum.
Ruimte voor inbreng
De conclusie van voorgaande analyse is evident: verberg je ego en communiceer slim voor de start van het project, geef voldoende ruimte voor maatschappelijke ideeën en opvattingen, neem vervolgens een weloverwogen besluit en informeer betrokkenen daarna over de uitvoering. Helaas is de praktijk bij veel (publieke) projecten momenteel precies het tegenovergestelde. Geef dus voldoende ruimte voor inbreng aan de voorkant van het project en elimineer vervolgens pogingen tot beïnvloeding tijdens de uitvoering. Informeer betrokkenen dan vooral over de consequenties van het project. Dat scheelt een boel valse verwachtingen en over-bodige nieuwsbrieven, websites, inspraakmomenten en andere zinloze communicatiegimmicks en komt het tempo van de wederopbouw ten goede.
Michiel Louweret,
Oprichter van adviesbureau louweret & partners bv te Amersfoort en auteur van het boek ‘Met publiek elan!’.
Tags: projectcommunicatie
Communiceren is inderdaad een soort toverwoord, waarbij het voor mij vooral gaat om het tweezijdige aspect van communiceren. Het is niet alleen wat jij naar buiten brengt, maar vooral ook wat je doet met wat er naar binnen komt. Vragen stellen aan je stakeholders om te zorgen dat je het doel echt kent en daarop anticipeert, in plaats van het het in beginsel opgestelde resultaat nastreeft. Het is geen opdrachtgever-opdrachtnemers relatie, het gaat om het samenwerken. Gaan voor eigen belang werkt niet (meer)!