Vul in google de termen instrumentarium en projectsucces in en grote kans dat de gevonden resultaten aangeven dat er een negatieve correlatie tussen beiden is. Deze conclusie werd getrokken door Van Aken (1996) en ook andere …
…schrijvers ( bijv. Bekkering, Van der Weg e.a., 2011) stellen dit en het PMWIKI (2011) zegt dit Van Aken na. Maar betekent dat nu dat projectleiders terughoudend moeten zijn met het inzetten van instrumenten? Die conclusie lijkt me veel te kort door de bocht.
Ten eerste is er een groot verschil tussen correlatie (wederzijds relatie) en een causaal (oorzakelijk) verband. Maar er is meer. Zijn de instrumenten die aan de projectleiders beschikbaar worden gesteld van goede kwaliteit en weten projectleiders welk instrument in welke situatie van meerwaarde kan zijn? Hoewel er nog meer vragen relevant zijn, wil ik in deze column deze twee nader uitwerken.
Kwaliteit instrumenten
Projectleiders die ambitieus zijn en een relevante opleiding willen volgen, komen al snel terecht bij het IPMA. Als zij de examens IPMA D of IPMA C willen afleggen, dan zouden zij het boek Projectmanagement op basis van NCB kunnen bestuderen. Ik heb hier de versie uit augustus 2008 van voor me (Hedeman e.a., 2008). Als bedrijfseconoom kijk ik vooral met bijzondere interesse naar het Financieel-economische deel van dit boek. Aan dit aspect wordt ruim aandacht besteed. Dat gebeurt op twee plaatsen. In hoofdstuk 5 wordt iets gezegd over kosten en financiën van het project zelf. Maar wat opvalt is dat aan dit aspect heel kort (9 blz.) en oppervlakkig aandacht wordt geschonken. Er worden wat definities gegeven, maar daarmee houdt het eigenlijk wel op. Wat je met die informatie kunt (en niet kunt), daar besteedt het boek geen enkele aandacht aan.
Veel uitgebreider gaat het boek in hoofdstuk 10 in op financieel management. Maar liefst 36 blz. staan de schrijver stil bij allerlei onderwerpen als het bepalen van de solvabiliteit, de current ratio, de EBITDA en bijvoorbeeld de kostenplaatsenmethode. Dat is zeer opmerkelijk, want al die zaken hebben niets te maken met het project. De current ratio zegt iets over de liquiditeit van de HELE organisatie, namelijk of de hele organisatie in staat is aan haar verplichtingen op korte termijn te voldoen. Ook voor al die andere onderwerpen is de relatie met projecten ver te zoeken.
Dat de schrijvers aan deze onderdelen toch ruimschoots aandacht besteden, is trouwens zo gek nog niet. Ik zag namelijk dat men tijdens examens hier regelmatig vragen over stelt. Echter, aan deze financiële instrumenten heeft een projectleider die probeert van zijn project een succes te maken, helemaal niets. Daaruit kun je echter niet concluderen dat financiële instrumenten geen zin hebben. Een projectleider heeft vast behoefte aan andere, betere instrumenten!
Situatie bepaalt inzet.
In zijn onderzoek heeft Van Aken van 16 instrumenten onderzocht of ze gebruikt werden. Vervolgens onderzocht hij op basis van vooraf vastgestelde criteria of het project succesvol was, waarna de onderlinge relatie werd bepaald. De twee onderzochte instrumenten die Van Aken als Denk-instrumenten beschouwt (voor analyse en initiatie), waren brainstormen en scenario’s.
Hoewel ik uit de bijlage van zijn dissertatie niet kan opmaken welke verbanden hij tussen deze twee instrumenten en het projectsucces vond, lijkt het mij niet uitgesloten dat brainstormen in sommige situaties een heel nuttig denkinstrument is, maar in andere situaties ook helemaal niet. De omstandigheden bepalen dat. Vergelijk dat met een echoscoop in een ziekenhuis. Voor de gynaecoloog is dit een nuttig instrument als hij de zwangerschap van een vrouw wil volgen, maar een dermatoloog die wil weten hoe eczeem zich ontwikkelt, heeft daar vast niets aan. Maar welke uitspraken wil je nu in zijn algemeenheid doen over het nut van een echoscoop?
Moet een projectleider terughoudend zijn met de inzet van instrumenten? Ik vind dat tekort door de bocht. Laten we er eerst maar eens nuttige instrumenten ontwikkelen, onderzoeken in welke situatie ze gebruikt kunnen worden en zorgen dat we ze goed doceren aan projectleiders.
Tags: projectleider, tools, vaardigheden
2 Reacties
“Less is More”, een prachtige slogan maar mijns inziens veel te vaak verkeerd geïnterpreteerd.
Laat ik eerst even kort iets toelichten voordat ik verder ga.
Als vader van twee zoons heb ik meegeholpen met het trainen van de F-jes (voetbal). Tijdens een KNVB pupillen training begon de docent met het feit dat kinderen leren in de volgorde T I C. TIC staat hier voor Techniek, Inzicht, Communicatie. Kinderen leren allereerst om te gaan met de bal aan hun voeten, ze lopen dus continue met de blik naar beneden en hebben geen zicht op hun medespelers. Zodra dit een beetje lukt gaat de blik omhoog en beginnen zij inzicht te krijgen in het spel, maar ze spelen nog niet samen! Als derde stap gaan ze samenwerken en gaan ze met elkaar communiceren. Van dichtbij heb ik kunnen zien dat dit traject minimaal 5 jaar duurt (en voor sommigen nog langer!).
Deze volgorde herken ik steeds meer om mij heen. Met mijn bedrijf begonnen we met detacheren, gingen vervolgens adviseren en enige tijd later trainen en uitdragen. Ook in de ontwikkeling binnen je vakgebied doorloop je dezelfde stappen. Technieken moeten worden aangeleerd, door ze toe te passen ontstaat inzicht en pas veel later ga je nieuwe medewerkers ondersteunen.
Terug naar mijn stelling. Binnen projectmanagement land, die gedomineerd wordt door projectmanager van de eerste lichting (periode vanaf 1980 waarin veel methoden en software werd ontwikkeld), wordt de laatste 10 jaar de nadruk gelegd op factoren die passen in de leerfase ‘Inzicht’. Logisch daar niet van, maar mijns inziens gevaarlijk voor de nieuwe generatie pm’s. Daarnaast is vanaf het midden van de jaren ’90 het vakgebied projectmanagement steeds meer gezien als ‘instapvak’ in plaats van ‘doorgroeivak’. Studenten wilden, en willen, direct na hun studie door als projectmanager. De markt heeft dit in de ICT hype van de jaren ’90 toegestaan en ondersteund.
Door het ontbreken van goede projectmanagement ‘basis’ studieopleidingen en de uitstraling van de huidige generatie dat projectmanagement gaat om de inzicht componenten en minder de tools en technieken staat er een generatie jonge projectmanagers op die van mening zijn dat tools/technieken er minder (of niet) toe doen. Dat ICT systemen alle problemen zullen oplossen.
Misschien ben ik met mijn 46 jaar van de oude stempel maar ik vind dat je geen sr. projectmanager kunt zijn als je nog maar 35 bent!
“Less is more” is een uitkomst van een lange periode waarin je de bestaande technieken en theorieën tot je neemt, deze toepast in een omgeving waarin je wordt ondersteund en gecoacht. Pas dan kun je op basis van deze kennis en ervaring je tools en methoden gaan ‘uitkleden’ tot de juiste mix die binnen je project nodig is.
Ofwel is mijn verzoek aan de huidige senior generatie projectmanagers, die ik overigens zeer hoog heb staan, de nieuwe garde mee te nemen in het volledige traject van Techniek en Inzicht en daarmee dus zelf door te groeien naar Communicatie! Pas dan zullen ook de nodige wetenschappelijke onderbouwingen worden opgepakt en gewaardeerd.
Groet,
Ed van der Tak
Ramus Planning Professionals
Inzet van te veel verschillende instrumenten betekent vaak veel tijd, veel energie, veel problemen. Hoe meer instrumenten in een orkest, hoe lastiger het dirigeren wordt. Dus bedachtzaamheid geboden bij het inzetten van instrumenten.
De inzet van brainstormen en scenario’s kan mijns inziens positief bijdragen aan projectsucces. Brainstormen betekent samen met mensen komen tot breed gedragen keuzes. Het zorgt voor verbinding in het team en vermindert de doorlooptijd van het proces om te komen tot keuzes. Kortom: een tool voor slim en efficiënt werken. Ook het scenariodenken is een tool voor slim en efficiënt werken. Het zorgt er voor dat we kritisch blijven zoeken naar de beste (alternatieve) mogelijkheden.
Brainstorm en scenariodenken blijven doorlopend een ideaal instrument bij het managen van issues en risico’s in een succesvol project.