Het kiezen van een niet-geschikte aanpak is de grootste faalfactor voor projecten (Shenhar, 2001). Maar naast de bekende blauwe aanpakken (PRINCE2, PMBoK) hebben we eigenlijk alleen de keus uit de JanBoerenFluitjes-aanpak. Value-based Project Management biedt uitkomst.
Een project wordt in het leven geroepen om op een moment (ver) na het afronden ervan een verandering te kunnen waarnemen: betere informatiestromen, minder mobiliteitsproblemen, een handelswijze die voldoet aan de wetgeving, een patiëntvriendelijk protocol, woongenot in een groot deel van de stad, een afgenomen risico op wateroverlast, kennisdeling in de organisatie als tweede natuur, en zo voort. Het project is een middel met een resultaat dat nodig is om dat hogere doel te bereiken. Een voortdurende aandacht van alle betrokkenen van het project op dit zogenaamde ‘hogere doel’ voorkomt dat het project uit koers raakt. Alhoewel de koers bij dit soort grote, complexe projecten met veel vragen en vaagheden, veelal niet helder vast te stellen is. Het beeld dat de opdrachtgever heeft over ‘straks’ is dan ook essentieel gedurende het gehele projectverloop. Zijn tevredenheid bepaalt het succes van het project nu, van het succes bij het opleveren van het resultaat, en van het projectsucces als het project al maanden of jaren geleden is afgesloten. Dan pas kan hij zien of het project naar verwachting heeft bijgedragen aan het hogere doel.
Vertrouwen
Een soepel verlopend project vergroot het vertrouwen van een opdrachtgever op een goede en effectieve afloop. Dat vertrouwen is nodig om de projectleider en zijn team vrijheid te geven in hun vak, en hen de mogelijkheid te bieden hun professionaliteit ten volste te gebruiken. Ook het vertrouwen van de omgeving (belanghebbenden, financierder, potentiele gebruikers) in de kwaliteiten van het projectteam kunnen bijdragen aan het soepel verlopen van het project. Tenslotte is binnen het team een groot vertrouwen essentieel voor een excellente prestatie.
Werken op basis van vertrouwen geeft ruimte voor meningsverschillen, conflicten, wijzigingen in plannen, tegenslagen of andere veranderingen. Zij zijn slechts een pragmatisch te nemen stap geworden, die soepeler geïntegreerd worden in de gebezigde werkwijze, omdat zij terug kunnen vallen op gedeelde waarden. Een basis van gedeelde waarden ondersteunt besluitvorming, en geeft richting aan verantwoordelijkheid. Interpretatie van verantwoordelijkheden kan, binnen de gedeelde waarden, aan de verantwoordelijke zelf worden overgelaten.
Een projectaanpak met een voorschrijvende volgorde van stappen, taken of deelresultaten is mogelijk bij projecten waarbij het resultaat helder is, en de planningstermijn te overzien. In veel andere projecten wordt een beroep gedaan op de competenties van de projectleider, de projectteamleden en andere betrokkenen. Het volgen van een gefixeerd stappenplan is dan geen garantie voor een succesvol project.
Orde in de chaos
Gedeelde waarden, een hoger doel en een gedragen visie over de te varen koers, bieden wel een kader om een project met vaagheid, complexiteit, innovativiteit of onzekerheid effectief te kunnen aanpakken. In deze projecten is het zaak orde in de chaos te brengen; niet per se te streven naar beheersing door orde op zaken te stellen. In de zogenaamde chaordische projecten (een samentrekking van chaos en ordisch) kan worden volstaan met een set gedragen en uitgewerkte basisgedachten. Value-based Project Management (kortweg VPM) is zo’n aanpak die de chaos respecteert en houvast biedt voor het leiden van zo’n project naar het gewenste resultaat.
Validatie
Value-based Project Management is een wetenschappelijk ontworpen aanpak voor chaordische projecten. Maar zo’n aanpak heeft alleen effect als de projectmanager, opdrachtgever, belanghebbende of projectwerker ermee uit de voeten kunnen. In die validatiefase is het ontwerp nu beland. Heb jij ervaring met complexe projecten met veel onzekerheid, vaagheid en noviteit? En wil je meewerken aan de validatie van dit ontwerp? Laat het me dan even weten op n.t.mulder@tue.nl
Garantie op een interessante middag en natuurlijk (t.z.t.) een gesigneerd exemplaar van het proefschrift!
