Het inrichten van projectsupport (Project Management Office, PMO)
Organisaties willen hun projecten almaar beter doen om meer grip te krijgen op de projectuitgaven en het verzilveren van de voordelen (de baten) die projecten beogen. Hierbij heeft een ieder eigen keuzes gemaakt en al een reeks van verbeteringen doorgevoerd. In dit artikel wil ik ingaan op de bijdrage die het inrichten van projectsupport, een PMO in welke vorm en omvang dan ook, daaraan kan leveren. Naar mijn mening kan deze bijdrage groot zijn maar er zijn ook valkuilen die succes kunnen belemmeren.
Waarom een PMO?
Het is nodig om de voordelen van een PMO te benoemen en concreet zichtbaar te maken om de balans tussen de baten en de kosten op te kunnen maken. Ik ben er van overtuigd dat er in vele gevallen een positieve balans is. Voorwaarde is wel dat een PMO goed doordacht en professioneel wordt ingericht, en vervolgens wordt uitgevoerd als een continu leer en verbeterproces. Het huidige economische klimaat dwingt ons zaken; anders, beter en goedkoper te doen. Het inrichten dan wel verbeteren van projectsupport kan een interessante optie zijn, afhankelijk van waar een organisatie staat.
Een goed ingericht PMO biedt de volgende voordelen:
- Kostenbesparingen doordat:
Een deel, 15 tot 25%, van de operationele werkzaamheden van projectmanagers wordt uitgevoerd door anderen met een lager uurtarief. Afhankelijk van de invulling kan dit uurtarief meer dan 50% lager zijn dan het uurtarief van de projectmanager.
Standaards voor de projectmanagementmethode; sjablonen en de kaders voor: vastlegging van projectbesluiten, het projectdossier, de risico- en issuelogs, de voortgangs- en financiële rapportages, niet opnieuw door iedere (wellicht ingehuurde) projectmanager worden aangepast of bedacht.
- Kwalitatieve verbeteringen zijn:
Door actueel inzicht in de, bestede en nog te besteden, uren van alle op te leveren projectproducten kan de projectmanager zich volledig richten op het inzichtelijk krijgen van de; afwijkingen, oorzaken en impact daarvan en het bedenken en uitvoeren van interventies en maatregelen. Dit leidt tot een versnelling van inzicht en eerdere doorvoeren van verbetering met grote positieve voordelen voor de projectuitvoering.
Door standaards worden projecten meer vergelijkbaar, dit biedt voordelen voor opleiding en instructie maar ook voor het benutten van leerervaringen.
Door de eenduidige rapportages komt informatie beschikbaar die bruikbaar is voor projectportfolio management.
Hoe een PMO in te richten en uit te voeren?
Lees verder op: http://www.pmoplus.nl/artikelen/het-inrichten-van-projectsupport-pmo
